In de grondwet (artikel 32) wordt bepaald dat elke burger het recht heeft om bestuursdocumenten te raadplegen en er een afschrift van te krijgen, behoudens in gevallen en onder voorwaarden bepaald door een wet, decreet of ordonnantie. Daarnaast heeft elke burger die vaststelt dat een bestuursdocument onjuiste of onvolledige persoonsgegevens over hem bevat het recht om deze gegevens te laten verbeteren of aan te vullen, op voorwaarde dat hij de nodige bewijsstukken kan voorleggen.
Het bestuursdecreet van 7 december 2018 schept een algemeen kader voor de lokale besturen. Er wordt in het decreet een onderscheid gemaakt tussen actieve en passieve openbaarheid.
Actieve openbaarheid
Actieve openbaarheid behelst de informatie die een bestuur uit eigen beweging ter beschikking stelt. Het gemeentebestuur is immers verplicht om haar burgers zelf zo goed mogelijk te informeren. De gemeente Ardooie maakt hiervoor gebruik van diverse kanalen. Denk maar aan het infoblad, onze facebookpagina, de infoborden,…
Op deze website vindt u in de rubriek "over Ardooie” tal van publicaties en bekendmakingen. Documenten zoals het meerjarenplan, belasting- en tariefreglementen, participatiereglement,… kunnen er vrij geconsulteerd worden.
Om de openbare documenten te bekijken van de bestuursorganen kan u terecht op de "raadpleegomgeving”.
Passieve openbaarheid
Wanneer de informatie op de website niet zou volstaan kan u als burger het initiatief nemen om bestuursdocumenten bij een bestuur op te vragen.
Als burger heeft u immers het recht om, volgens bepaalde voorwaarden die in de wet zijn opgenomen, inzage te verkrijgen, een afschrift of uitleg te ontvangen van gewenste bestuursdocumenten.
Inzage en uitleg zijn kosteloos. Voor het overhandigen van een afschrift kan in bepaalde gevallen een vergoeding worden aangerekend.
Wat wordt begrepen onder bestuursdocument?
De betekenis van bestuursdocument is erg ruim. Het betreft de informatie, in welke vorm ook, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Bijvoorbeeld:
-Schriftelijke documenten zoals vergunningen, notulen, contracten,…
-Statistieken en databestanden
-Foto’s, beeldopnamen en audiobestanden.
Per definitie is alle informatie waarover een overheid beschikt opvraagbaar. Het is niet noodzakelijk dat de informatie tot een beslissing heeft geleid.
Uiteraard zijn er een aantal uitzonderingen bepaald.
De uitzonderingen worden onderverdeeld in absolute en relatieve uitzonderingen. Hieronder vind je de belangrijkste per categorie:
Absolute uitzonderingen
Wanneer deze van toepassing zijn, dient de gemeente ze steeds in te roepen. Een bijkomende uitleg is hierbij niet noodzakelijk.
Het betreft een absolute uitzondering wanneer:
-Een openbaarmaking afbreuk doet aan een geheimhoudingsverplichting.
-Een openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.(*)
-Een openbaarmaking afbreuk doet aan het geheim van de beraadslagingen van de politieke organen. (*)
-Een aanvraag betrekking heeft op bestuursdocumenten, uitsluitend opgesteld voor de strafvordering, de vordering van een administratieve sanctie of de mogelijke toepassing van een tuchtmaatregel.
-Het gaat om niet- verplicht verstrekte informatie door een derde, die deze uitdrukkelijk als vertrouwelijk bestempeld heeft.(*)
Relatieve uitzonderingen
Hierbij zal moeten nagegaan worden of het belang van de openbaarheid opweegt tegen de bescherming van bepaalde andere belangen. Een motivatie van de gemeente is hierbij noodzakelijk.
Dit is het geval wanneer een aanvraag;
-kennelijk onredelijk of te vaag geformuleerd blijft, ook na verzoek tot herformulering.
-gaat over bestuursdocumenten die niet klaar of onvolledig zijn.
-betrekking heeft op interne communicatie
Of wanneer het belang van de aanvraag niet opweegt tegen:
-Het economisch, financieel of commercieel belang
-Het vertrouwelijk karakter van de internationale betrekkingen
-Het vertrouwelijk karakter van commerciële en industriële informatie (beschermd om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren) of van handelingen van een overheidsinstantie als die vertrouwelijkheid noodzakelijk is voor de uitvoering van de administratieve handhaving, een audit die in uitvoering is of de politieke besluitvoering (*)
-Het belang van de rechtspleging in een burgerlijk of administratief geding en de mogelijkheid een eerlijk proces te krijgen
-Het belang van de openbare orde en veiligheid
Uitzonderingen milieuzaken
De uitzonderingen bij milieuzaken zijn steeds relatief. Bijgevolg dient een uitzondering steeds gemotiveerd te worden.
Bijkomend dient afgewogen te worden of het belang van de openbaarheid opweegt tegen :
-Het belang van de bescherming van het milieu waarop de informatie betrekking heeft. (*)
Wanneer de aanvraag betrekking heeft op bestuursdocumenten met informatie over emissies in het milieu zijn de uitzondering, gemarkeerd met (*) niet van toepassing.
Wat is de procedure om een aanvraag in te dienen?
Uw aanvraag dient steeds schriftelijk te gebeuren. Het standaard aanvraagformulier vindt u onderaan deze pagina.
Dit kan per brief (Polenplein 15, 8850 Ardooie)
Gelieve steeds volgende gegevens te vermelden:
-Uw naam en adres
-Over welk document het gaat
-Of u inzage, een afschrift of uitleg bij het bestuursdocument wenst
Indien u om informatie van persoonlijke aard vraagt (vb. opvragen van een dossier bij het OCMW, inzage in een tuchtdossier van een ambtenaar,… ) gelieve dan uw rechtstreeks en persoonlijk belang aan te tonen.
Hoe verloopt de behandeling van een aanvraag?
Wanneer wij uw aanvraag schriftelijk ontvangen dan wordt deze zo snel mogelijk in een register geregistreerd. Uiterlijk binnen de 20 kalenderdagen na registratie wordt uw aanvraag schriftelijk beantwoord.
Als uw aanvraag onredelijk of te algemeen geformuleerd is verzoeken wij u binnen de 20 kalenderdagen om uw aanvraag te specificeren of te vervolledigen. Zodra wij de bijkomende, gevraagde informatie ontvangen start een nieuwe termijn van twintig kalenderdagen.
Indien uw aanvraag verder onderzocht en getoetst dient te worden aan de uitzonderingen kan beslist worden om de termijn te verlengen tot veertig kalenderdagen. In de verlengingsbeslissing wordt de reden van het uitstel meegedeeld.
Wanneer de gemeente uw aanvraag tot openbaarmaking inwilligt, betekent dit niet dat u toestemming heeft om de gevraagde informatie te hergebruiken.
Wat bij afwijzing van een aanvraag?
Als uw aanvraag wordt afgewezen door de gemeente, dan delen wij u de gronden voor die afwijzing mee.
U heeft vervolgens de mogelijkheid om binnen de 30 kalenderdagen beroep aan te tekenen.
Of per brief (Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken, Beroepsinstantie Openbaarheid van bestuur, Havenlaan 88 bus 100, 1000 Brussel)
Wenst u bijkomende informatie?